Dashboard Operativo per un Sistema di Rivenditori
Costruire un sistema di rivenditori non significa soltanto vendere prodotti o permettere ad altre aziende di utilizzare un’insegna commerciale. Un sistema di rivenditori significa gestire la sede centrale, i rivenditori, i prodotti, gli ordini, le scorte, le vendite, i pagamenti, i processi relativi ai clienti, la formazione e le prestazioni all’interno della stessa struttura.
Un’azienda può avere successo nella propria attività principale. Può conoscere bene i suoi clienti, vendere efficacemente i suoi prodotti e gestire il lavoro quotidiano attraverso l’esperienza e la memoria. Tuttavia, quando il sistema di rivenditori comincia a crescere, la situazione cambia.
Non esiste più una sola azienda. Nasce una rete di rivenditori situati in città diverse, gestiti da persone differenti e rivolti a gruppi di clienti diversi.
A quel punto, la domanda più importante diventa:
La sede centrale riesce a vedere regolarmente che cosa fanno tutti i rivenditori, che cosa vendono, quante scorte mantengono, con quali clienti lavorano, quali problemi incontrano e quali risultati ottengono?
Se la risposta è no, il sistema di rivenditori può sembrare in crescita, mentre in realtà sta iniziando a sfuggire al controllo.
Un dashboard operativo per un sistema di rivenditori è uno strumento di gestione che rende visibili i flussi di lavoro giornalieri, settimanali e mensili tra la sede centrale e i rivenditori. Grazie a questo dashboard, il sistema non viene gestito in modo casuale, ma in modo misurabile, controllabile e migliorabile.
Che cos’è un dashboard operativo?
Un dashboard operativo è uno strumento di monitoraggio e gestione che permette di visualizzare con un solo sguardo i principali processi di un’azienda o di una rete di rivenditori.
Questo dashboard può essere un programma digitale. Può essere una semplice tabella in Google Sheets. Può anche far parte di un sistema avanzato integrato in un CRM, ERP o portale specifico per rivenditori. L’aspetto più importante non è il nome dello strumento, ma quali dati l’azienda segue con regolarità.
Un dashboard operativo per un sistema di rivenditori deve rispondere a domande come:
Quali rivenditori sono attivi?
Quali rivenditori effettuano ordini?
Presso quali rivenditori le vendite stanno aumentando?
Presso quali rivenditori le vendite stanno diminuendo?
Quali prodotti vendono di più?
Quali prodotti presentano problemi di scorte?
Quali rivenditori pagano in ritardo?
Quali rivenditori ricevono reclami dai clienti?
Quali rivenditori hanno bisogno di ulteriore formazione?
In quali regioni esistono opportunità di crescita?
Se la sede centrale non riesce a rispondere chiaramente a queste domande, il sistema di rivenditori non viene gestito in modo sano.
Il dashboard operativo è il centro di controllo della rete di rivenditori.
Perché un sistema di rivenditori ha bisogno di un dashboard operativo?
Man mano che la rete di rivenditori cresce, aumenta la distanza tra la sede centrale e il mercato.
Con i primi rivenditori, il lavoro può essere gestito tramite telefono, WhatsApp, e-mail e controllo personale. Il titolare conosce i rivenditori, sa quali problemi hanno, ricorda gli ordini e riesce a controllare chi vende che cosa.
Tuttavia, quando il numero dei rivenditori aumenta, questo metodo non è più sufficiente.
Un rivenditore effettua l’ordine troppo tardi. Un altro mantiene poche scorte. Un rivenditore non rispetta la politica dei prezzi. Un altro fornisce informazioni errate ai clienti. Un rivenditore paga in ritardo. Un altro vende molto bene, ma nessuno sa perché. Un altro vende poco, ma il problema non viene rilevato.
Senza un dashboard operativo, la sede centrale identifica questi problemi troppo tardi.
Un problema scoperto tardi diventa un problema più grande.
Un dashboard operativo offre i seguenti vantaggi:
La sede centrale vede l’intera rete di rivenditori in un’unica schermata.
Le prestazioni dei rivenditori diventano misurabili.
Le vendite e le scorte vengono gestite in modo più efficace.
La disciplina dei pagamenti viene monitorata.
Le esigenze di formazione vengono individuate in anticipo.
I reclami dei clienti diventano visibili.
Le decisioni di crescita si basano sui dati.
I rivenditori con prestazioni deboli ricevono supporto in tempo.
I metodi dei rivenditori più efficaci possono essere trasferiti agli altri.
Un sistema di rivenditori non può gestire ciò che non riesce a vedere. Il dashboard operativo rende visibile ciò che prima restava invisibile.
Differenza operativa tra distribuzione e franchising
Un sistema di rivenditori e un sistema di franchising non sono la stessa cosa. In un sistema di franchising, l’intero modello di business, il design dei punti vendita, gli standard di servizio, i manuali operativi e la struttura gestionale vengono normalmente controllati in modo più rigoroso. In un sistema di rivenditori, la vendita dei prodotti, la distribuzione, la gestione regionale e il rapporto commerciale hanno generalmente un’importanza maggiore.
Questo, tuttavia, non significa che un sistema di rivenditori possa funzionare senza controllo.
Anche in un sistema di rivenditori sono necessari standard operativi. Il rivenditore rappresenta il marchio, presenta i prodotti ai clienti, spiega i prezzi, gestisce le scorte, effettua i pagamenti e influenza l’esperienza del cliente.
Per questo motivo, anche se meno dettagliato rispetto a un sistema di franchising, il dashboard operativo di un sistema di rivenditori deve sempre coprire le principali aree di controllo.
Queste aree sono:
Informazioni sui rivenditori
Regione e diritti commerciali
Ordini
Scorte
Vendite
Pagamenti
Richieste dei clienti
Reclami
Formazione
Attività di marketing
Indicatori di prestazione
Un sistema di rivenditori può essere più flessibile. Ma flessibilità non deve significare assenza di misurazione.
Principali sezioni del dashboard operativo
Un dashboard operativo per rivenditori non deve essere complesso fin dall’inizio. Nella prima fase sono sufficienti sezioni semplici, ma selezionate correttamente.
Un dashboard operativo di base può includere:
Registro dei rivenditori
Monitoraggio degli ordini
Monitoraggio delle scorte
Prestazioni di vendita
Pagamenti e saldi aperti
Clienti e richieste
Reclami e assistenza
Formazione e documentazione
Marketing e campagne
Valutazione delle prestazioni
Ogni sezione risponde a una diversa domanda gestionale.
Il registro risponde alla domanda su chi sia il rivenditore.
La sezione degli ordini mostra che cosa ha ordinato il rivenditore.
La sezione delle scorte mostra quanti prodotti mantiene disponibili.
La sezione delle vendite mostra quanto vende.
La sezione dei pagamenti mostra se rispetta i propri obblighi finanziari.
La sezione dei reclami mostra come si sviluppa l’esperienza del cliente.
La sezione delle prestazioni risponde alla domanda se il sistema di rivenditori funziona correttamente.
Registro dei rivenditori
La prima parte del dashboard operativo è il registro dei rivenditori.
Le informazioni di base di ogni rivenditore devono essere conservate in modo sistematico. Man mano che la rete cresce, la sede centrale non può più mantenere tutti i dati nella propria memoria.
Il registro può includere:
Nome del rivenditore
Persona di contatto
Numero di telefono
Indirizzo e-mail
Indirizzo
Città
Paese
Regione
Data di inizio come rivenditore
Tipo di rivenditore
Stato del contratto
Diritti regionali
Dati fiscali o commerciali
Sito web
Account sui social media
Stato di attività
Note importanti di comunicazione
Questi dati possono sembrare semplici, ma diventano molto preziosi quando la rete cresce.
La sede centrale deve riuscire a vedere rapidamente dove si trova ogni rivenditore, chi contattare, quali rivenditori sono attivi e quali contratti sono ancora validi.
Se il registro è debole, l’operazione inizia in modo disorganizzato fin dall’inizio.
Monitoraggio degli ordini
Il monitoraggio degli ordini è essenziale in un sistema di rivenditori, perché l’ordine rappresenta il rapporto commerciale più fondamentale tra il rivenditore e la sede centrale.
La sezione di monitoraggio degli ordini può includere:
Data dell’ordine
Nome del rivenditore
Numero dell’ordine
Nome del prodotto
Codice del prodotto
Quantità
Prezzo unitario
Importo totale
Stato dell’ordine
Stato di preparazione
Data di spedizione
Stato della consegna
Prodotti mancanti
Reso o annullamento
Note
Senza monitoraggio degli ordini, possono sorgere problemi come:
Dimenticare quale rivenditore ha ordinato un determinato prodotto.
Disorganizzazione nel processo di preparazione.
Impossibilità di controllare i ritardi nelle consegne.
Mancata individuazione dei prodotti mancanti.
Necessità per i rivenditori di contattare continuamente la sede centrale per chiedere informazioni.
Ritardi che finiscono per influire sul cliente.
Un dashboard degli ordini crea fiducia sia per la sede centrale sia per il rivenditore, perché tutti sanno in quale fase si trova l’ordine.
Monitoraggio delle scorte
La gestione delle scorte è un tema critico in un sistema di rivenditori.
Se un rivenditore mantiene poche scorte, perde vendite. Se ne mantiene troppe, immobilizza il capitale. Se conserva i prodotti sbagliati, non riesce a rispondere alla domanda. Se la sede centrale non conosce le scorte dei rivenditori, non può pianificare correttamente la produzione o l’approvvigionamento.
La sezione delle scorte può includere:
Nome del rivenditore
Nome del prodotto
Codice del prodotto
Scorte disponibili
Livello minimo di scorte
Data dell’ultimo ordine
Prodotti più venduti
Prodotti a rotazione lenta
Prodotti esauriti
Tasso di rotazione delle scorte
Raccomandazione di riassortimento
Note sulle scorte
Le scorte del rivenditore non sono soltanto un problema del rivenditore. Sono anche un’informazione strategica per la sede centrale.
Quali prodotti vendono in ogni regione?
Quali prodotti hanno una rotazione lenta presso determinati rivenditori?
Quali prodotti richiedono maggiore produzione o approvvigionamento?
Quali scorte devono essere reintegrate prima di perdere vendite?
Per rispondere a queste domande sono necessari dati sulle scorte.
Prestazioni di vendita
La salute di un sistema di rivenditori si misura, tra gli altri aspetti, attraverso le prestazioni di vendita. Tuttavia, osservare soltanto le vendite totali non è sufficiente.
Un rivenditore può vendere molto, ma generare poco margine. Un altro può vendere meno, ma essere molto forte in una categoria strategica. Un nuovo rivenditore può avere temporaneamente vendite basse. Un altro può trovarsi molto al di sotto del potenziale della sua regione.
La sezione delle prestazioni di vendita può monitorare:
Vendite mensili
Vendite settimanali
Vendite per prodotto
Vendite per categoria
Valore medio dell’ordine
Tasso di riordino
Prodotti più venduti
Prodotti meno venduti
Obiettivi di vendita
Percentuale di raggiungimento degli obiettivi
Confronto con il periodo precedente
Classifica dei rivenditori
Prestazioni regionali
Grazie a questi dati, la sede centrale non vede soltanto chi vende di più. Comincia anche a capire perché alcuni rivenditori vendono meglio.
Un dashboard delle prestazioni commerciali migliora la qualità delle decisioni nella gestione dei rivenditori.
Pagamenti e saldi aperti
La disciplina dei pagamenti è importante quanto le vendite.
Un rivenditore può effettuare grandi ordini, ma se paga sempre in ritardo rappresenta un rischio per la sede centrale. Un altro può ordinare meno, ma essere un partner commerciale più sicuro perché paga con regolarità.
La sezione dei pagamenti e dei saldi aperti può includere:
Nome del rivenditore
Debito totale aperto
Pagamento in scadenza
Pagamento scaduto
Data dell’ultimo pagamento
Metodo di pagamento
Limite di credito
Numero di fatture aperte
Stato dell’incasso
Livello di rischio
Note finanziarie
Un sistema di rivenditori con un debole monitoraggio dei pagamenti finisce per affrontare problemi di liquidità. La sede centrale invia i prodotti, ma non riceve il denaro in tempo. Sembra che il business stia crescendo, ma rimane poca liquidità disponibile.
Per questo motivo, il monitoraggio dei saldi aperti deve far parte del dashboard operativo.
Le vendite elevate creano vero valore soltanto quando sono accompagnate da una riscossione efficace.
Richieste dei clienti
In alcuni sistemi di rivenditori, le richieste dei clienti arrivano direttamente alla sede centrale. Successivamente, la sede assegna tali richieste al rivenditore più adatto. In altri sistemi, le richieste arrivano direttamente al rivenditore. In entrambi i casi, il monitoraggio è importante.
La sezione delle richieste dei clienti può includere:
Data della richiesta
Nome del cliente
Città o regione
Rivenditore assegnato
Oggetto della richiesta
Prodotto o servizio necessario
Stato della richiesta
Tempo di risposta del rivenditore
È stata presentata un’offerta?
La richiesta si è trasformata in una vendita?
Note sul cliente
Data del prossimo monitoraggio
Questa sezione è particolarmente importante quando la sede centrale invia opportunità commerciali ai rivenditori.
Se la sede centrale fornisce potenziali clienti, deve sapere che cosa accade a tali opportunità. Il rivenditore ha contattato il cliente? È stata preparata un’offerta? La vendita è stata conclusa? Il cliente è rimasto soddisfatto?
Senza questo monitoraggio, la sede centrale non può misurare il risultato delle opportunità commerciali che distribuisce.
Reclami e assistenza
In una rete di rivenditori, i reclami dei clienti funzionano come un sistema di allerta anticipata per il marchio.
Se un rivenditore riceve continuamente reclami, il problema può andare oltre quel singolo rivenditore. Può danneggiare l’immagine del marchio e ridurre la fiducia in tutta la rete.
La sezione dei reclami e dell’assistenza può includere:
Data del reclamo
Nome del rivenditore
Nome del cliente
Oggetto del reclamo
Prodotto o servizio interessato
Livello di gravità
Responsabile della soluzione
Data della risoluzione
Soddisfazione del cliente
È un problema ricorrente?
Note della sede centrale
Azione correttiva
I reclami non devono essere considerati soltanto come problemi. Mostrano anche dove esistono debolezze nel sistema.
Se lo stesso prodotto provoca continuamente problemi, possono esserci carenze nelle informazioni, nella qualità o nella formazione.
Se i reclami si concentrano sempre sullo stesso rivenditore, devono essere riesaminati la sua formazione, la supervisione o il rapporto contrattuale.
Il dashboard dei reclami costituisce il sistema di garanzia della qualità della rete.
Formazione e documentazione
Man mano che la rete cresce, la formazione deve essere standardizzata.
I rivenditori devono comprendere correttamente i prodotti, la logica dei prezzi, il linguaggio del marchio, il metodo di vendita, la comunicazione con il cliente, il processo degli ordini, le condizioni di consegna e le regole delle campagne.
La sezione della formazione e della documentazione può includere:
Nome del rivenditore
Formazioni completate
Data della formazione
Argomento della formazione
Partecipanti
Formazioni mancanti
Documentazione di prodotto
Documentazione commerciale
Listini prezzi
Manuali di processo
Istruzioni per le campagne
Stato di certificazione o approvazione
Senza formazione, ogni rivenditore inizia a lavorare secondo la propria interpretazione. Questo indebolisce gli standard del marchio.
Grazie al dashboard operativo, la sede centrale può vedere quale rivenditore ha completato una determinata formazione, dove esistono lacune e quali documenti devono essere aggiornati.
Marketing e campagne
Il marketing in una rete di rivenditori non è soltanto responsabilità della sede centrale. Anche i rivenditori devono essere attivi nei propri mercati locali.
Tuttavia, se il marketing locale non viene controllato, il linguaggio del marchio può deteriorarsi. Prezzi errati, immagini inadeguate, campagne deboli o pubblicità di bassa qualità possono danneggiare la percezione del marchio.
La sezione marketing e campagne può monitorare:
Campagne attive
Date di inizio e fine
Rivenditori partecipanti
Immagini da utilizzare
Testi da utilizzare
Budget pubblicitario locale
Stato delle pubblicazioni sui social media
Numero di richieste ricevute
Risultati commerciali della campagna
Note sulla campagna
Grazie a questa sezione, la sede centrale può vedere quale campagna funziona meglio in ogni regione.
Una campagna non è soltanto un annuncio. È un’attività commerciale che deve essere misurata.
Punteggio delle prestazioni del rivenditore
Nel dashboard operativo può essere creato un punteggio di prestazione per ogni rivenditore.
Questo punteggio non deve basarsi soltanto sulle vendite, ma su una combinazione di diversi criteri.
Il punteggio può includere:
Volume delle vendite
Crescita delle vendite
Disciplina dei pagamenti
Gestione delle scorte
Soddisfazione del cliente
Tasso di reclami
Partecipazione alla formazione
Partecipazione alle campagne
Rispetto delle regole del marchio
Rapidità di risposta
Questi criteri permettono di valutare i rivenditori in modo più equo.
Il rivenditore che vende di più non è automaticamente il migliore. Un rivenditore che vende molto, ma paga in ritardo, riceve molti reclami o non rispetta le regole del marchio può rappresentare un rischio a lungo termine.
Il punteggio delle prestazioni permette una gestione più equilibrata della rete.
Monitoraggio giornaliero, settimanale e mensile
Il dashboard operativo deve essere utilizzato secondo ritmi diversi.
Il monitoraggio giornaliero si concentra sugli argomenti che richiedono un intervento rapido.
Ogni giorno possono essere monitorati:
Nuovi ordini
Problemi urgenti di scorte
Consegne in ritardo
Reclami dei clienti
Promemoria di pagamento
Richieste in sospeso
Il monitoraggio settimanale si concentra sulle prestazioni e sulla regolarità operativa.
Ogni settimana possono essere monitorati:
Vendite dei rivenditori
Offerte aperte
Esigenze di riassortimento
Risultati delle campagne
Richieste di assistenza
Formazioni mancanti
Il monitoraggio mensile si concentra sulle decisioni strategiche.
Ogni mese possono essere valutati:
Classifica dei rivenditori
Prestazioni regionali
Prestazioni dei prodotti
Stato degli incassi
Opportunità di crescita
Rivenditori con prestazioni deboli
Necessità di nuovi rivenditori
Senza questo ritmo, il dashboard diventa soltanto un luogo di archiviazione dei dati. Con un monitoraggio regolare, diventa un vero strumento di gestione.
Dashboard operativo per la sede centrale
Per la sede centrale, il dashboard operativo mostra lo stato generale della rete di rivenditori.
La sede centrale deve riuscire a vedere immediatamente:
Numero totale di rivenditori
Numero di rivenditori attivi
Numero di rivenditori inattivi
Vendite mensili totali
Vendita media per rivenditore
Rivenditori con le migliori prestazioni
Rivenditori con le prestazioni peggiori
Pagamenti in ritardo
Ordini aperti
Rischi di scorte
Numero di reclami
Stato della formazione
Prestazioni delle campagne
Questo dashboard accelera il processo decisionale.
La sede centrale riesce a vedere con maggiore chiarezza quale rivenditore ha bisogno di supporto, quale deve essere avvertito, quale prodotto deve essere prioritario e in quale regione esistono migliori opportunità di crescita.
Dashboard operativo per il rivenditore
Il dashboard operativo non deve essere creato soltanto per la sede centrale. Anche il rivenditore deve poter vedere le proprie prestazioni.
Nel proprio spazio personale può consultare:
I propri ordini
Stato degli ordini
Listini prezzi aggiornati
Raccomandazioni sulle scorte
Obiettivi di vendita
Campagne disponibili
Documenti di formazione
Pagamenti pendenti
Richieste dei clienti
Richieste di assistenza
Riepilogo delle prestazioni
Questa struttura riduce la necessità di contattare continuamente la sede centrale per fare le stesse domande. Il rivenditore può gestire la propria attività in modo più professionale.
Anche il rapporto tra sede centrale e rivenditore diventa più trasparente.
Iniziare con una tabella semplice
Non è necessario acquistare un programma costoso fin dall’inizio.
Una tabella ben strutturata può essere sufficiente nella prima fase. La struttura di base può essere creata con Google Sheets, Excel o uno strumento simile.
L’importante è aggiornare i dati regolarmente.
Una semplice tabella operativa può includere le seguenti schede:
Rivenditori
Ordini
Scorte
Vendite
Pagamenti
Richieste dei clienti
Reclami
Formazione
Campagne
Prestazioni
Quando il sistema funziona correttamente nella pratica, l’azienda può adottare successivamente un programma più avanzato.
Il programma non crea il sistema. Prima deve essere progettato il flusso di lavoro. Successivamente, il programma deve rafforzare quel flusso.
Quali dati devono essere obbligatori?
Il dashboard operativo non deve essere sovraccaricato con informazioni inutili. All’inizio devono essere selezionati i dati più importanti.
I dati obbligatori possono essere:
Nome del rivenditore
Regione
Persona di contatto
Data dell’ordine
Valore dell’ordine
Stato dell’ordine
Valore delle vendite
Stato del pagamento
Stato delle scorte
Richiesta del cliente
Stato del reclamo
Data dell’ultimo monitoraggio
Prossima azione
Se questi dati vengono aggiornati regolarmente, la sede centrale inizia a controllare la rete.
Richiedere troppe informazioni sovraccarica i rivenditori. Richiederne troppo poche lascia la sede centrale senza visibilità.
È necessario trovare il giusto equilibrio.
Sistema di colori e avvisi
Un dashboard operativo non deve essere soltanto una tabella di dati. Deve includere anche un sistema di avvisi.
Determinate situazioni possono essere visualizzate attraverso colori:
Verde: situazione normale
Giallo: monitoraggio necessario
Rosso: problema urgente
Questo sistema può essere utilizzato per:
Pagamenti in ritardo
Diminuzione delle vendite
Scorte critiche
Richieste dei clienti senza risposta
Reclami non risolti
Consegne in ritardo
Formazioni mancanti
Grazie agli avvisi, la sede centrale individua più rapidamente i problemi.
Un buon dashboard non fornisce soltanto informazioni. Orienta anche l’attenzione verso le priorità.
Raccogliere dati dai rivenditori
I dati necessari per il dashboard devono essere raccolti regolarmente presso i rivenditori. Tuttavia, questo processo non deve essere reso inutilmente complicato.
Se i rivenditori devono compilare moduli troppo lunghi, la qualità dei dati diminuisce. Possono non compilarli, compilarli in modo incompleto o inviarli in ritardo.
La raccolta deve essere semplice.
Ogni settimana, un rivenditore può comunicare:
Vendite settimanali
Prodotti le cui scorte stanno diminuendo
Richieste dei clienti
Problemi
Risultati delle campagne
Nuove esigenze
La sede centrale può inserire questi dati nel dashboard, oppure il rivenditore può registrarli direttamente nel sistema.
Lo scopo della raccolta deve essere chiaro. Il rivenditore deve comprendere che questi dati offrono vantaggi anche alla propria attività.
Controllo dei rivenditori e dashboard operativo
Il dashboard operativo è uno strumento fondamentale per il controllo dei rivenditori.
Il controllo non viene effettuato soltanto tramite visite fisiche. Può essere svolto anche sulla base dei dati.
Per esempio:
Se le vendite di un rivenditore diminuiscono, si analizza la causa.
Se i pagamenti sono in ritardo, si valuta il livello di rischio.
Se aumentano i reclami, si effettua un controllo di qualità.
Se il rivenditore non partecipa alle campagne, si analizzano la motivazione o la necessità di formazione.
Se mantiene poche scorte, diventa visibile il rischio di perdere vendite.
In questo modo, il controllo diventa proattivo e non soltanto reattivo.
Il sistema invia segnali prima che i problemi diventino gravi.
Il dashboard operativo nella crescita della rete
Prima di inserire nuovi rivenditori, la rete attuale deve essere sotto controllo.
Se i rivenditori esistenti non possono essere monitorati correttamente, ogni nuovo rivenditore aumenterà soltanto la confusione.
Il dashboard operativo aiuta a rispondere a domande di crescita come:
In quale regione deve essere nominato un nuovo rivenditore?
Quale categoria di prodotto è forte in ogni regione?
Quali rivenditori possono fungere da esempio?
Quali rivenditori rappresentano un rischio?
In quali regioni sta aumentando la domanda?
In quali regioni si dovrebbe investire maggiormente nel marketing?
Di quale supporto avrà bisogno un nuovo rivenditore?
Quando la crescita si basa sui dati, diventa più sicura.
In caso contrario, si basa soltanto sulle aspettative.
Errori più frequenti
Nella creazione di un dashboard operativo per rivenditori si commettono spesso gli stessi errori.
Il primo errore è gestire i rivenditori soltanto tramite telefono e messaggi, senza utilizzare un dashboard.
Il secondo errore è osservare soltanto i dati di vendita.
Il terzo errore è non monitorare i rischi di pagamento e i saldi aperti.
Il quarto errore è trascurare le informazioni sulle scorte.
Il quinto errore è non centralizzare i reclami dei clienti.
Il sesto errore è chiedere ai rivenditori troppi dati inutili.
Il settimo errore è creare il dashboard, ma non aggiornarlo regolarmente.
L’ottavo errore è non basare il punteggio delle prestazioni su criteri equi.
Il nono errore è non rendere il sistema facile da utilizzare per i rivenditori.
Il decimo errore è raccogliere dati senza utilizzarli per prendere decisioni.
Un dashboard operativo crea valore soltanto quando viene utilizzato in modo costante.
Come costruire un dashboard operativo semplice?
Per una piccola o media impresa, all’inizio è sufficiente un dashboard operativo semplice.
Prima deve essere creata una lista completa dei rivenditori.
Devono essere registrati i dati di base di ogni rivenditore.
Deve essere creata una pagina di monitoraggio degli ordini.
Deve essere creata una pagina di monitoraggio dei pagamenti.
Deve essere preparata una pagina di monitoraggio delle scorte.
Deve essere aggiunta una pagina per le richieste dei clienti e i reclami.
Deve essere creata una pagina di formazione e documentazione.
Deve essere predisposta un’area di monitoraggio delle campagne.
Devono essere definiti i criteri di prestazione dei rivenditori.
Deve essere documentato il ritmo di monitoraggio giornaliero, settimanale e mensile.
Deve essere stabilito chi inserisce ogni dato.
Deve anche essere definito chi consulta ogni rapporto.
La struttura può essere semplice all’inizio. L’importante è la continuità.
Un dashboard semplice, utilizzato con regolarità, è più prezioso di un programma complesso che nessuno utilizza.
Conclusione
Un sistema di rivenditori può crescere quando il rapporto tra la sede centrale e i rivenditori viene gestito correttamente. Tuttavia, quando il numero dei rivenditori aumenta, la gestione basata soltanto sulla comunicazione non è più sufficiente. Le operazioni devono diventare visibili, misurabili e controllabili.
Il dashboard operativo è lo strumento principale per creare questa visibilità.
Permette di monitorare in un unico sistema le informazioni sui rivenditori, gli ordini, le scorte, le vendite, i pagamenti, le richieste dei clienti, i reclami, la formazione, le campagne e le prestazioni.
Un sistema di rivenditori senza dashboard operativo viene spesso gestito tramite memoria personale, telefonate e messaggi sparsi. Questa struttura non è sicura per la crescita.
Un sistema dotato di dashboard operativo diventa più controllabile, trasparente, misurabile e migliorabile.
La vera forza di una rete di rivenditori non consiste soltanto nel trovare nuovi rivenditori. Consiste nel gestire, sostenere, misurare e sviluppare correttamente quelli esistenti.
Se si vuole costruire una rete di rivenditori, il dashboard operativo deve essere realizzato per primo.
Domande di controllo per il lettore
Riuscite a vedere tutti i vostri rivenditori in un’unica schermata?
Monitorate regolarmente quanto ordina ogni rivenditore?
Misurate le prestazioni di vendita per rivenditore?
Riuscite a vedere lo stato dei pagamenti e i saldi aperti in un’unica schermata?
Sapete quali rivenditori hanno problemi di scorte e con quali prodotti?
Monitorate quali richieste dei clienti vengono inviate a ogni rivenditore?
Centralizzate i reclami per rivenditore?
Controllate lo stato della formazione e della documentazione dei rivenditori?
Misurate i risultati delle campagne per rivenditore?
Prendete decisioni sui nuovi rivenditori sulla base dei dati?
Se non è possibile rispondere chiaramente a queste domande, la rete di rivenditori non è ancora completamente sotto controllo operativo. Il primo passo deve essere creare un dashboard semplice, ma aggiornato regolarmente.