Operationeel Dashboard voor een Dealersysteem
Een dealersysteem opbouwen betekent niet alleen producten verkopen of andere ondernemingen een uithangbord geven. Een dealersysteem betekent dat de centrale organisatie, dealers, producten, bestellingen, voorraden, verkopen, betalingen, klantprocessen, opleidingen en prestaties volgens dezelfde structuur worden beheerd.
Een onderneming kan in haar eigen hoofdvestiging succesvol zijn. Zij kan haar klanten goed kennen, haar producten goed verkopen en dagelijkse werkzaamheden vanuit ervaring en geheugen beheren. Maar zodra het dealernetwerk begint te groeien, verandert de situatie.
Er is dan niet langer één onderneming. Er ontstaat een netwerk van dealers die in verschillende steden, door verschillende ondernemers en voor verschillende klantgroepen worden geleid.
Op dat moment wordt de belangrijkste vraag:
Kan de centrale organisatie regelmatig zien wat alle dealers doen, wat zij verkopen, hoeveel voorraad zij hebben, met welke klanten zij werken, welke problemen zij ondervinden en hoe zij presteren?
Als het antwoord nee is, lijkt het dealernetwerk misschien te groeien, maar begint het in werkelijkheid buiten controle te raken.
Een operationeel dashboard voor een dealersysteem is een managementinstrument dat de dagelijkse, wekelijkse en maandelijkse werkstromen tussen de centrale organisatie en de dealers zichtbaar maakt. Met dit dashboard wordt het dealernetwerk niet willekeurig, maar meetbaar, controleerbaar en verbeterbaar bestuurd.
Wat is een operationeel dashboard?
Een operationeel dashboard is een opvolgings- en managementoverzicht waarmee de belangrijkste bedrijfsprocessen van een onderneming of dealernetwerk in één oogopslag zichtbaar worden.
Dit dashboard kan een digitale toepassing zijn. Het kan een eenvoudige tabel in Google Sheets zijn. Het kan ook een uitgebreid systeem binnen een CRM-, ERP- of dealerportaal zijn. De naam van het hulpmiddel is niet het belangrijkst. Belangrijk is welke gegevens de onderneming consequent volgt.
Een operationeel dashboard voor een dealersysteem moet antwoord geven op vragen zoals:
Welke dealers zijn actief?
Welke dealers plaatsen bestellingen?
Bij welke dealers stijgt de verkoop?
Bij welke dealers daalt de verkoop?
Welke producten worden het meest verkocht?
Bij welke producten ontstaan voorraadproblemen?
Welke dealers betalen te laat?
Welke dealers ontvangen klachten van klanten?
Welke dealers hebben aanvullende opleiding nodig?
In welke regio’s bestaan groeikansen?
Wanneer deze vragen niet duidelijk vanuit de centrale organisatie kunnen worden beantwoord, wordt het dealersysteem niet gezond bestuurd.
Het operationele dashboard is het controlecentrum van het dealernetwerk.
Waarom heeft een dealersysteem een operationeel dashboard nodig?
Naarmate een dealernetwerk groeit, wordt de afstand tussen de centrale organisatie en de markt groter.
Bij de eerste paar dealers kunnen de werkzaamheden via telefoon, WhatsApp, e-mail en persoonlijke opvolging worden beheerd. De eigenaar van de centrale organisatie kent de dealers, weet welke problemen er zijn, onthoudt bestellingen en kan volgen wie wat verkoopt.
Maar wanneer het aantal dealers toeneemt, wordt deze werkwijze onvoldoende.
De ene dealer bestelt te laat. Een andere dealer houdt te weinig voorraad aan. Een dealer doorbreekt het prijsbeleid. Een andere geeft klanten verkeerde informatie. Een dealer betaalt te laat. Een dealer verkoopt bijzonder goed, maar niemand weet waarom. Een andere dealer verkoopt nauwelijks, maar het probleem wordt niet opgemerkt.
Zonder operationeel dashboard ziet de centrale organisatie deze problemen te laat.
Een probleem dat te laat wordt gezien, wordt een groter probleem.
Een operationeel dashboard biedt de volgende voordelen:
De centrale organisatie ziet het volledige dealernetwerk in één overzicht.
Dealerprestaties worden meetbaar.
Verkoop en voorraad worden beter beheerd.
Betalingsdiscipline wordt gevolgd.
Opleidingsbehoeften worden vroegtijdig zichtbaar.
Klachten van klanten worden inzichtelijk.
Groeibeslissingen worden op gegevens gebaseerd.
Zwakke dealers kunnen tijdig worden ondersteund.
De werkwijze van succesvolle dealers kan naar andere dealers worden overgedragen.
Een dealersysteem kan niet beheren wat het niet kan zien. Het operationele dashboard maakt het onzichtbare zichtbaar.
Het operationele verschil tussen dealerschap en franchise
Dealerschap en franchise zijn niet hetzelfde. In een franchisesysteem worden het volledige bedrijfsmodel, de winkelinrichting, servicestandaarden, operationele handleidingen en managementstructuur van het merk doorgaans strenger gecontroleerd. In een dealersysteem staan productverkoop, distributie, regionaal beheer en de commerciële relatie vaker centraal.
Dat betekent echter niet dat een dealersysteem zonder controle kan functioneren.
Ook binnen een dealersysteem zijn operationele normen noodzakelijk. De dealer vertegenwoordigt het merk, presenteert producten aan klanten, legt prijzen uit, beheert voorraad, verricht betalingen en beïnvloedt de klantbeleving.
Daarom moet een operationeel dashboard voor een dealersysteem, ook wanneer het minder uitgebreid is dan binnen franchise, altijd de belangrijkste controlegebieden omvatten.
Deze gebieden zijn:
Dealergegevens
Regio en bevoegdheden
Bestellingen
Voorraden
Verkopen
Betalingen
Klantaanvragen
Klachten
Opleidingen
Marketingactiviteiten
Prestatie-indicatoren
Een dealersysteem kan flexibeler zijn. Flexibiliteit mag echter niet hetzelfde betekenen als gebrek aan meting.
De belangrijkste onderdelen van het operationele dashboard
Een operationeel dealerdashboard hoeft niet ingewikkeld te beginnen. In de eerste fase zijn eenvoudige maar correct gekozen onderdelen voldoende.
Een basisdashboard kan uit de volgende onderdelen bestaan:
Dealerregistratie
Bestellingsopvolging
Voorraadopvolging
Verkoopprestaties
Betalingen en openstaande posten
Klanten en aanvragen
Klachten en ondersteuning
Opleidingen en documentatie
Marketing en campagnes
Prestatiebeoordeling
Elk onderdeel geeft antwoord op een andere managementvraag.
De dealerregistratie beantwoordt de vraag wie de dealer is.
Het bestellingsgedeelte laat zien wat de dealer heeft besteld.
Het voorraadgedeelte toont hoeveel voorraad de dealer aanhoudt.
Het verkoopgedeelte toont hoeveel de dealer verkoopt.
Het betalingsgedeelte laat zien of de dealer zijn financiële verplichtingen nakomt.
Het klachtengedeelte toont hoe de klantbeleving verloopt.
Het prestatiegedeelte beantwoordt de vraag of het dealernetwerk gezond functioneert.
Dealerregistratie
Het eerste onderdeel van het operationele dashboard is de dealerregistratie.
De basisinformatie over iedere dealer moet systematisch worden vastgelegd. Naarmate het netwerk groeit, kan de centrale organisatie deze gegevens niet allemaal uit het hoofd blijven beheren.
In de dealerregistratie kunnen de volgende gegevens worden opgenomen:
Naam van de dealer
Contactpersoon
Telefoonnummer
E-mailadres
Adres
Stad
Land
Regio
Startdatum als dealer
Type dealer
Status van de overeenkomst
Regionale bevoegdheid
Fiscale of commerciële registratiegegevens
Website
Socialemediakanalen
Activiteitsstatus
Belangrijke communicatienotities
Deze gegevens lijken eenvoudig, maar worden zeer waardevol wanneer het dealernetwerk groeit.
De centrale organisatie moet snel kunnen zien waar iedere dealer gevestigd is, met wie contact moet worden opgenomen, welke dealers actief zijn en welke overeenkomsten geldig zijn.
Wanneer de dealerregistratie zwak is, begint de operatie vanaf het eerste moment al ongeorganiseerd.
Bestellingsopvolging
Binnen een dealersysteem is bestellingsopvolging essentieel. De bestelling vormt namelijk de belangrijkste commerciële verbinding tussen de dealer en de centrale organisatie.
In het bestellingsgedeelte kunnen de volgende gegevens worden opgenomen:
Besteldatum
Naam van de dealer
Bestelnummer
Productnaam
Productcode
Aantal
Eenheidsprijs
Totaalbedrag
Status van de bestelling
Voorbereidingsstatus
Verzenddatum
Leveringsstatus
Eventueel ontbrekende producten
Retour- of annuleringsstatus
Notities
Zonder bestellingsopvolging ontstaan onder andere de volgende problemen:
Er wordt vergeten welke dealer wat heeft besteld.
Het voorbereidingsproces raakt door elkaar.
Leveringsvertragingen worden niet gevolgd.
Ontbrekende artikelen worden niet tijdig opgemerkt.
Dealers moeten voortdurend contact opnemen voor informatie.
Vertragingen bereiken uiteindelijk de klant.
Een bestellingsdashboard creëert vertrouwen voor zowel de centrale organisatie als de dealer. Iedereen weet in welke fase de bestelling zich bevindt.
Voorraadopvolging
Voorraadbeheer is binnen een dealersysteem een kritiek onderdeel.
Wanneer een dealer onvoldoende voorraad heeft, verliest hij verkopen. Wanneer hij te veel voorraad heeft, raakt zijn liquiditeit onder druk. Wanneer hij de verkeerde producten op voorraad houdt, kan hij niet goed op de klantvraag reageren. Wanneer de centrale organisatie de voorraden van dealers niet kan zien, kan zij productie en inkoop niet correct plannen.
In het voorraadgedeelte kunnen de volgende gegevens worden opgenomen:
Naam van de dealer
Productnaam
Productcode
Huidige voorraad
Minimaal voorraadniveau
Datum van de laatste bestelling
Bestverkopende producten
Langzaam verkopende producten
Niet-voorradige producten
Voorraadomloopsnelheid
Advies voor voorraadaanvulling
Voorraadnotities
De voorraad van een dealer is niet alleen het probleem van de dealer. Het is ook strategische informatie voor de centrale organisatie.
Welke producten verkopen in welke regio?
Welke producten bewegen niet bij welke dealer?
Voor welke producten moet meer worden geproduceerd of ingekocht?
Welke voorraad moet worden aangevuld voordat verkoop verloren gaat?
Voor het beantwoorden van deze vragen zijn voorraadgegevens nodig.
Verkoopprestaties
De gezondheid van een dealersysteem wordt mede aan de verkoopprestaties gemeten. Alleen naar de totale omzet kijken is echter niet voldoende.
Een dealer kan veel verkopen, maar weinig winst opleveren. Een andere dealer verkoopt misschien minder, maar is sterk binnen de juiste productgroep. Een nieuwe dealer kan tijdelijk lage verkoopcijfers hebben. Een andere dealer presteert mogelijk ver onder het potentieel van zijn regio.
In het gedeelte met verkoopprestaties kunnen de volgende gegevens worden gevolgd:
Maandelijkse verkoop
Wekelijkse verkoop
Verkoop per product
Verkoop per categorie
Gemiddelde bestelwaarde
Herhaalbestellingspercentage
Bestverkopende producten
Minst verkopende producten
Verkoopdoelstelling
Percentage van de behaalde doelstelling
Vergelijking met de vorige periode
Rangschikking van dealers
Regionale prestaties
Met deze gegevens kan de centrale organisatie niet alleen zien wie veel verkoopt, maar ook beginnen te begrijpen waarom bepaalde dealers beter verkopen.
Een dashboard voor verkoopprestaties verhoogt de kwaliteit van beslissingen binnen het dealerbeheer.
Betalingen en openstaande posten
Binnen een dealersysteem is betalingsdiscipline net zo belangrijk als verkoop.
Een dealer kan veel bestellen, maar vormt een risico wanneer betalingen voortdurend te laat binnenkomen. Een andere dealer bestelt misschien minder, maar kan als zakenpartner veiliger zijn doordat hij consequent op tijd betaalt.
In het gedeelte voor betalingen en openstaande posten kunnen de volgende gegevens staan:
Naam van de dealer
Totale openstaande schuld
Vervallen betaling
Achterstallige betaling
Datum van de laatste betaling
Betaalmethode
Kredietlimiet
Aantal openstaande facturen
Incassostatus
Risiconiveau
Financiële notities
Een dealersysteem met zwakke betalingsopvolging krijgt liquiditeitsproblemen. De centrale organisatie levert producten, maar ontvangt haar geld niet op tijd. Er lijkt groei te zijn, maar er blijft onvoldoende geld in kas.
Daarom moet opvolging van openstaande posten altijd onderdeel zijn van het operationele dashboard.
Sterke verkoop krijgt binnen een dealersysteem pas waarde wanneer zij samengaat met sterke incasso.
Klantaanvragen
In sommige dealersystemen komen klantaanvragen rechtstreeks bij de centrale organisatie binnen. De centrale organisatie verdeelt deze aanvragen vervolgens onder de juiste dealers. In andere systemen komen klantaanvragen direct bij de dealer binnen. In beide situaties is opvolging belangrijk.
In het gedeelte voor klantaanvragen kunnen de volgende gegevens staan:
Datum van de aanvraag
Naam van de klant
Stad of regio
Toegewezen dealer
Onderwerp van de aanvraag
Benodigd product of dienst
Status van de aanvraag
Reactietijd van de dealer
Is er een offerte uitgebracht?
Is de aanvraag omgezet in verkoop?
Klantnotities
Datum van opvolging
Dit gedeelte is vooral belangrijk wanneer de centrale organisatie klanten naar dealers doorstuurt.
Wanneer de centrale organisatie verkoopkansen aan dealers geeft, moet zij weten wat met deze kansen gebeurt. Heeft de dealer contact opgenomen? Is er een offerte uitgebracht? Is er verkocht? Was de klant tevreden?
Zonder deze opvolging kan de centrale organisatie het resultaat van de doorgestuurde klantkansen niet beoordelen.
Klachten en ondersteuning
Klachten van klanten vormen binnen een dealersysteem een vroeg waarschuwingssysteem voor het merk.
Wanneer bij één dealer voortdurend klachten ontstaan, kan het probleem verder gaan dan die dealer alleen. Het kan de merkuitstraling beschadigen en ook het vertrouwen in andere dealers beïnvloeden.
In het gedeelte voor klachten en ondersteuning kunnen de volgende gegevens worden vastgelegd:
Datum van de klacht
Naam van de dealer
Naam van de klant
Onderwerp van de klacht
Product of dienst
Ernst van het probleem
Verantwoordelijke voor de oplossing
Datum van oplossing
Klanttevredenheid
Is het een terugkerend probleem?
Notitie van de centrale organisatie
Corrigerende actie
Klachten moeten niet alleen als problemen worden gezien. Zij tonen ook waar het systeem zwak is.
Wanneer steeds hetzelfde product problemen veroorzaakt, kan sprake zijn van gebrekkige productinformatie, onvoldoende kwaliteit of een opleidingstekort.
Wanneer voortdurend klachten over dezelfde dealer binnenkomen, moeten opleiding, toezicht of de dealerovereenkomst opnieuw worden beoordeeld.
Het klachtendashboard is de kwaliteitsverzekering van het dealernetwerk.
Opleidingen en documentatie
Wanneer een dealersysteem groeit, moet opleiding worden gestandaardiseerd.
Dealers moeten producten, prijslogica, merktaal, verkoopmethoden, klantcommunicatie, bestelprocessen, leveringsvoorwaarden en campagneregels correct begrijpen.
In het gedeelte voor opleidingen en documentatie kunnen de volgende gegevens worden opgenomen:
Naam van de dealer
Gevolgde opleidingen
Datum van de opleiding
Onderwerp van de opleiding
Deelnemende personen
Ontbrekende opleidingen
Productdocumentatie
Verkoopdocumentatie
Prijslijsten
Proceshandleidingen
Campagne-instructies
Status van certificering of goedkeuring
Wanneer dealers niet worden opgeleid, gaat iedere dealer op zijn eigen manier werken. Daardoor wordt de merkstandaard aangetast.
Met het operationele dashboard kan de centrale organisatie zien welke dealer welke opleiding heeft gevolgd, waar nog tekorten bestaan en welke documentatie moet worden bijgewerkt.
Marketing en campagnes
Marketing binnen een dealersysteem is niet alleen de verantwoordelijkheid van de centrale organisatie. Ook dealers moeten actief zijn binnen hun lokale markt.
Wanneer dealermarketing echter zonder controle plaatsvindt, kan de merktaal worden aangetast. Verkeerde prijzen, onjuiste afbeeldingen, slechte campagnes of promotie van lage kwaliteit kunnen het merkbeeld verzwakken.
In het gedeelte voor marketing en campagnes kunnen de volgende gegevens worden gevolgd:
Actieve campagnes
Begin- en einddatum van de campagne
Deelnemende dealers
Te gebruiken afbeeldingen
Te gebruiken teksten
Lokaal advertentiebudget
Status van socialemediapublicaties
Aantal ontvangen klantaanvragen
Verkoopresultaat van de campagne
Campagnenotities
Met dit gedeelte kan de centrale organisatie zien welke campagne in welke regio werkt.
Een campagne is niet alleen een aankondiging, maar een commerciële activiteit die moet worden gemeten.
Dealerprestatiescore
In het operationele dashboard kan voor iedere dealer een prestatiescore worden ontwikkeld.
Deze score moet niet alleen op verkoop worden gebaseerd, maar op een combinatie van verschillende criteria.
Een dealerprestatiescore kan uit de volgende onderdelen bestaan:
Verkoopvolume
Verkoopgroei
Betalingsdiscipline
Voorraadbeheer
Klanttevredenheid
Klachtenpercentage
Deelname aan opleidingen
Deelname aan campagnes
Naleving van merkrichtlijnen
Reactiesnelheid
Dankzij deze criteria kunnen dealers eerlijker worden beoordeeld.
De dealer met de hoogste verkoop is niet automatisch de beste dealer. Een dealer die veel verkoopt maar te laat betaalt, veel klachten ontvangt of de merkregels schendt, kan op lange termijn een groot risico vormen.
Een prestatiescore maakt een evenwichtiger dealerbeheer mogelijk.
Dagelijkse, wekelijkse en maandelijkse opvolging
Een operationeel dealerdashboard moet volgens verschillende tijdsritmes worden gebruikt.
Dagelijkse opvolging is bedoeld voor onderwerpen die snel handelen vereisen.
Dagelijks kunnen onder andere de volgende onderwerpen worden gevolgd:
Nieuwe bestellingen
Urgente voorraadproblemen
Vertraagde zendingen
Klachten van klanten
Betalingsherinneringen
Openstaande aanvragen
Wekelijkse opvolging is bedoeld voor prestaties en operationele regelmaat.
Wekelijks kunnen de volgende onderwerpen worden gevolgd:
Dealerverkopen
Openstaande offertes
Behoefte aan voorraadaanvulling
Resultaten van campagnes
Ondersteuningsverzoeken
Ontbrekende opleidingen
Maandelijkse opvolging is bedoeld voor strategische beslissingen.
Maandelijks kunnen de volgende onderwerpen worden beoordeeld:
Rangschikking van dealers
Regionale prestaties
Productprestaties
Incassostatus
Groeikansen
Zwak presterende dealers
Behoefte aan nieuwe dealers
Zonder dit ritme wordt het operationele dashboard slechts een gegevensopslagplaats. Met regelmatige opvolging wordt het een managementinstrument.
Operationeel dashboard voor de centrale organisatie
Voor de centrale organisatie toont het operationele dashboard de algemene gezondheid van het dealernetwerk.
De centrale organisatie moet in één oogopslag de volgende onderwerpen kunnen zien:
Totaal aantal dealers
Aantal actieve dealers
Aantal inactieve dealers
Totale maandelijkse verkoop
Gemiddelde verkoop per dealer
Sterkst presterende dealers
Zwak presterende dealers
Achterstallige betalingen
Openstaande bestellingen
Voorraadrisico’s
Aantal klachten
Opleidingsstatus
Campagneprestaties
Dit dashboard verhoogt de snelheid waarmee het management beslissingen kan nemen.
De centrale organisatie ziet duidelijker welke dealer ondersteuning nodig heeft, welke dealer moet worden gewaarschuwd, welk product extra aandacht verdient en in welke regio groeimogelijkheden bestaan.
Operationeel dashboard voor de dealer
Het operationele dashboard moet niet alleen voor de centrale organisatie worden ontwikkeld. Ook de dealer moet zijn eigen prestaties kunnen zien.
Een dealer kan in zijn eigen overzicht de volgende informatie zien:
Eigen bestellingen
Status van bestellingen
Actuele prijslijsten
Voorraadadviezen
Verkoopdoelstellingen
Campagnes
Opleidingsdocumentatie
Openstaande betalingen
Klantaanvragen
Ondersteuningsverzoeken
Prestatieoverzicht
Deze structuur voorkomt dat de dealer voortdurend dezelfde vragen aan de centrale organisatie moet stellen. De dealer kan zijn eigen onderneming professioneler beheren.
Ook de relatie tussen de centrale organisatie en de dealer wordt transparanter.
Beginnen met een eenvoudige tabel
Voor het opzetten van een operationeel dealerdashboard is in de beginfase geen dure software nodig.
Een goed ontworpen tabel kan aanvankelijk voldoende zijn. Met Google Sheets, Excel of een vergelijkbaar systeem kan de basisstructuur worden gebouwd.
Belangrijk is dat de tabel consequent wordt bijgehouden.
Een eenvoudige operationele dealertabel kan de volgende tabbladen bevatten:
Dealers
Bestellingen
Voorraden
Verkopen
Betalingen
Klantaanvragen
Klachten
Opleidingen
Campagnes
Prestaties
Wanneer het systeem in de praktijk goed werkt, kan later naar geavanceerdere software worden overgestapt.
Software bouwt het systeem niet. Eerst moet de werkstroom worden ontworpen. Daarna kan software deze werkstroom versterken.
Welke gegevens moeten verplicht zijn?
Een operationeel dashboard mag niet worden overladen met te veel gegevens. In de beginfase moeten de belangrijkste gegevens worden geselecteerd.
Verplichte gegevens kunnen zijn:
Naam van de dealer
Regio
Contactpersoon
Besteldatum
Bestelbedrag
Status van de bestelling
Verkoopbedrag
Betalingsstatus
Voorraadstatus
Klantaanvraag
Klachtstatus
Datum van de laatste opvolging
Volgende actie
Wanneer deze gegevens consequent worden bijgehouden, krijgt de centrale organisatie controle over het dealernetwerk.
Te veel gegevens vragen maakt het voor dealers zwaar. Te weinig gegevens verzamelen laat de centrale organisatie blind.
Er moet een juiste balans worden gevonden.
Kleuren en waarschuwingen in het operationele dashboard
Een operationeel dashboard moet meer zijn dan alleen een tabel. Het moet ook een waarschuwingssysteem bevatten.
Situaties kunnen bijvoorbeeld met kleuren worden aangegeven:
Groen: normale situatie
Geel: opvolging vereist
Rood: urgent probleem
Dit systeem kan worden gebruikt voor:
Achterstallige betalingen
Dalende verkoop
Kritieke voorraad
Onbeantwoorde klantaanvragen
Onopgeloste klachten
Vertraagde leveringen
Ontbrekende opleidingen
Met een waarschuwingssysteem ziet de centrale organisatie problemen sneller.
Een goed operationeel dashboard geeft niet alleen informatie, maar vestigt ook de aandacht op wat belangrijk is.
Gegevens van dealers verzamelen
Voor het operationele dashboard moeten regelmatig gegevens van dealers worden verzameld. Dit proces mag echter niet onnodig moeilijk worden gemaakt.
Wanneer dealers lange formulieren moeten invullen, daalt de gegevenskwaliteit. Dealers vullen ze niet, onvolledig of te laat in.
Daarom moet gegevensverzameling eenvoudig zijn.
Een dealer kan bijvoorbeeld wekelijks de volgende informatie delen:
Wekelijkse verkoop
Producten waarvan de voorraad afneemt
Klantaanvragen
Problemen
Campagneresultaten
Nieuwe behoeften
De centrale organisatie verwerkt deze gegevens in het dashboard, of de dealer voert ze zelf rechtstreeks in het systeem in.
Het doel van de gegevensverzameling moet duidelijk zijn. Dealers moeten zien dat de gegevens ook voor hen voordelen opleveren.
Dealeraudit en het operationele dashboard
Het operationele dashboard is een belangrijk hulpmiddel voor dealeraudits.
Toezicht gebeurt niet alleen door fysieke bezoeken. Het kan ook op basis van gegevens plaatsvinden.
Bijvoorbeeld:
Wanneer de verkoop van een dealer daalt, wordt de oorzaak onderzocht.
Wanneer betalingen worden vertraagd, wordt het risiconiveau beoordeeld.
Wanneer klachten toenemen, wordt een kwaliteitscontrole uitgevoerd.
Wanneer een dealer niet aan campagnes deelneemt, worden motivatie en opleidingsbehoefte onderzocht.
Wanneer een dealer nauwelijks voorraad aanhoudt, wordt het risico op gemiste verkoop zichtbaar.
Hierdoor wordt toezicht niet alleen reactief, maar proactief.
Het systeem geeft signalen voordat problemen groot worden.
Het operationele dashboard bij groei van het dealernetwerk
Voordat nieuwe dealers worden aangesteld, moet het bestaande dealernetwerk beheersbaar zijn.
Wanneer bestaande dealers niet goed kunnen worden gevolgd, vergroot iedere nieuwe dealer alleen de verwarring.
Het operationele dashboard ondersteunt groeibeslissingen zoals:
In welke regio moet een nieuwe dealer worden gezocht?
Welke productgroep is sterk in welke regio?
Welke dealers kunnen als voorbeeld dienen?
Welke dealers vormen een risico?
In welke regio stijgt de klantvraag?
In welke regio moet extra in marketing worden geïnvesteerd?
Welke ondersteuning heeft een nieuwe dealer nodig?
Wanneer groei van het dealernetwerk op gegevens wordt gebaseerd, wordt deze veiliger.
Anders wordt groei uitsluitend op hoop gebaseerd.
Meest voorkomende fouten
Bij het opzetten van een operationeel dealerdashboard worden vaak dezelfde fouten gemaakt.
De eerste fout is dealers uitsluitend via telefoon en berichten te beheren zonder dashboard.
De tweede fout is alleen naar verkoopcijfers te kijken.
De derde fout is betalingsrisico’s en openstaande posten niet te volgen.
De vierde fout is voorraadinformatie te verwaarlozen.
De vijfde fout is klantklachten niet centraal te verzamelen.
De zesde fout is dealers te veel en onnodige gegevens te laten invoeren.
De zevende fout is het dashboard wel opzetten, maar niet regelmatig bijwerken.
De achtste fout is de prestatiescore niet op eerlijke criteria te baseren.
De negende fout is het systeem niet gebruiksvriendelijk te maken voor dealers.
De tiende fout is gegevens te verzamelen zonder ze voor beslissingen te gebruiken.
Een operationeel dashboard creëert alleen waarde wanneer het consequent wordt gebruikt.
Hoe bouwt u een eenvoudig operationeel dealerdashboard?
Voor een kleine of middelgrote onderneming is in het begin een eenvoudig operationeel dashboard voldoende.
Eerst wordt een lijst van alle dealers opgesteld.
Voor iedere dealer worden de basisgegevens ingevoerd.
Er wordt een pagina voor bestellingsopvolging gemaakt.
Er wordt een pagina voor betalingsopvolging gemaakt.
Er wordt een pagina voor voorraadopvolging ingericht.
Er wordt een pagina voor klantaanvragen en klachten toegevoegd.
Er wordt een gedeelte voor opleidingen en documenten ingericht.
Er wordt een gedeelte voor campagneopvolging gemaakt.
De criteria voor dealerprestaties worden vastgesteld.
Het dagelijkse, wekelijkse en maandelijkse opvolgingsritme wordt beschreven.
Er wordt vastgesteld wie welke gegevens invoert.
Er wordt bepaald wie welke rapporten leest.
Deze structuur kan in de eerste fase eenvoudig zijn. Het belangrijkste is continuïteit.
Een eenvoudig dashboard dat consequent wordt gebruikt, is waardevoller dan ingewikkelde software die niemand gebruikt.
Conclusie
Een dealersysteem kan groeien wanneer de relatie tussen de centrale organisatie en de dealers correct wordt beheerd. Naarmate het aantal dealers toeneemt, is beheer via alleen communicatie echter niet meer voldoende. De operatie moet zichtbaar, meetbaar en controleerbaar worden.
Een operationeel dashboard voor een dealersysteem is het belangrijkste hulpmiddel om deze zichtbaarheid te creëren.
Het dashboard maakt het mogelijk dealerinformatie, bestellingen, voorraden, verkopen, betalingen, klantaanvragen, klachten, opleidingen, campagnes en prestaties binnen één systeem te volgen.
Een dealersysteem zonder operationeel dashboard wordt vaak bestuurd vanuit persoonlijk geheugen, telefoongesprekken en verspreide berichten. Deze structuur is niet veilig voor groei.
Een dealersysteem met een operationeel dashboard wordt beter beheersbaar, transparanter, meetbaarder en eenvoudiger te verbeteren.
De echte kracht van een dealersysteem ligt niet alleen in het vinden van nieuwe dealers. De echte kracht ligt in het correct beheren, ondersteunen, meten en ontwikkelen van de bestaande dealers.
Wanneer een dealernetwerk wordt opgebouwd, moet eerst het operationele dealerdashboard worden ingericht.
Controlevragen voor de lezer
Kunt u al uw dealers in één overzicht zien?
Volgt u regelmatig hoeveel iedere dealer bestelt?
Meet u de verkoopprestaties per dealer?
Kunt u de betalingsstatus en openstaande posten van dealers in één scherm zien?
Weet u bij welke producten dealers voorraadproblemen hebben?
Volgt u welke klantaanvragen naar welke dealers worden doorgestuurd?
Verzamelt u klachten centraal en per dealer?
Controleert u de opleidings- en documentatiestatus van dealers?
Meet u campagneresultaten per dealer?
Neemt u beslissingen over nieuwe dealers op basis van gegevens?
Wanneer deze vragen niet duidelijk kunnen worden beantwoord, is het dealersysteem operationeel nog niet volledig onder controle. De eerste stap is dan het opzetten van een eenvoudig maar consequent bijgehouden operationeel dealerdashboard.