Operativ Instrumentpanel för ett Återförsäljarsystem

Att bygga ett återförsäljarsystem innebär inte bara att sälja produkter eller ge andra företag rätt att använda en skylt. Ett återförsäljarsystem innebär att huvudkontoret, återförsäljarna, produkterna, beställningarna, lagren, försäljningen, betalningarna, kundprocesserna, utbildningarna och resultaten hanteras enligt samma struktur.

Ett företag kan vara framgångsrikt i sin egen huvudverksamhet. Det kan känna sina kunder väl, sälja sina produkter effektivt och hantera det dagliga arbetet med hjälp av erfarenhet och minne. Men när återförsäljarsystemet börjar växa förändras situationen.

Det finns inte längre bara ett företag. Det finns ett nätverk av återförsäljare i olika städer, som leds av olika personer och betjänar olika kundgrupper.

Då blir den viktigaste frågan:

Kan huvudkontoret regelbundet se vad alla återförsäljare gör, vad de säljer, hur mycket lager de har, vilka kunder de arbetar med, vilka problem de upplever och vilka resultat de uppnår?

Om svaret är nej kan återförsäljarsystemet se ut att växa, samtidigt som det i verkligheten börjar hamna utanför kontroll.

En operativ instrumentpanel för ett återförsäljarsystem är ett ledningsverktyg som gör de dagliga, veckovisa och månatliga arbetsflödena mellan huvudkontoret och återförsäljarna synliga. Med hjälp av denna instrumentpanel kan återförsäljarsystemet styras på ett mätbart, uppföljningsbart och förbättringsbart sätt i stället för att hanteras slumpmässigt.

Vad är en operativ instrumentpanel?

En operativ instrumentpanel är en uppföljnings- och ledningsöversikt som gör det möjligt att se de viktigaste affärsprocesserna i ett företag eller återförsäljarnätverk med en enda blick.

Instrumentpanelen kan vara ett digitalt program. Den kan vara en enkel tabell i Google Sheets. Den kan också vara ett avancerat system i ett CRM-, ERP- eller särskilt återförsäljarportal. Det viktigaste är inte vad verktyget heter, utan vilka uppgifter företaget följer regelbundet.

En operativ instrumentpanel för ett återförsäljarsystem bör besvara frågor som:

Vilka återförsäljare är aktiva?

Vilka återförsäljare lägger beställningar?

Vilka återförsäljare ökar sin försäljning?

Vilka återförsäljare minskar sin försäljning?

Vilka produkter säljer bäst?

För vilka produkter finns lagerproblem?

Vilka återförsäljare betalar för sent?

Vilka återförsäljare får kundklagomål?

Vilka återförsäljare behöver mer utbildning?

I vilka regioner finns tillväxtmöjligheter?

Om huvudkontoret inte tydligt kan besvara dessa frågor, styrs återförsäljarsystemet inte på ett sunt sätt.

Den operativa instrumentpanelen är återförsäljarsystemets kontrollcenter.

Varför behöver ett återförsäljarsystem en operativ instrumentpanel?

När återförsäljarsystemet växer ökar avståndet mellan huvudkontoret och marknaden.

Med de första återförsäljarna kan arbetet hanteras via telefon, WhatsApp, e-post och personlig uppföljning. Företagsledaren känner återförsäljarna, känner till problemen, minns beställningarna och kan följa vem som säljer vad.

Men när antalet återförsäljare ökar blir denna metod otillräcklig.

En återförsäljare beställer för sent. En annan håller för lite lager. En återförsäljare bryter mot prispolicyn. En annan ger kunderna felaktig information. En återförsäljare betalar sent. En återförsäljare säljer mycket bra, men ingen vet varför. En annan säljer nästan ingenting, men problemet upptäcks inte.

Utan en operativ instrumentpanel ser huvudkontoret dessa problem för sent.

Ett problem som upptäcks sent blir ett större problem.

En operativ instrumentpanel ger följande fördelar:

Huvudkontoret ser hela återförsäljarnätverket i en översikt.

Återförsäljarnas prestationer blir mätbara.

Försäljning och lager kan hanteras bättre.

Betalningsdisciplin kan följas.

Utbildningsbehov upptäcks tidigt.

Kundklagomål blir synliga.

Tillväxtbeslut baseras på data.

Svaga återförsäljare kan få stöd i tid.

Framgångsrika återförsäljares arbetssätt kan överföras till andra.

Ett återförsäljarsystem kan inte styra det som det inte kan se. Den operativa instrumentpanelen gör det osynliga synligt.

Den operativa skillnaden mellan återförsäljarskap och franchise

Återförsäljarskap och franchise är inte samma sak. I ett franchisesystem kontrolleras vanligtvis hela affärsmodellen, butikens utformning, servicestandarden, de operativa manualerna och ledningssystemet mer strikt. I ett återförsäljarsystem ligger tonvikten ofta på produktförsäljning, distribution, regional förvaltning och den kommersiella relationen.

Det betyder dock inte att ett återförsäljarsystem kan lämnas utan kontroll.

Även i ett återförsäljarsystem behövs operativa standarder. Återförsäljaren representerar varumärket, presenterar produkten för kunden, förklarar priset, hanterar lager, genomför betalningar och påverkar kundupplevelsen.

Därför bör en operativ instrumentpanel för ett återförsäljarsystem, även om den är mindre detaljerad än i ett franchisesystem, alltid omfatta de viktigaste kontrollområdena.

Dessa områden är:

Återförsäljarinformation

Region och befogenheter

Beställningar

Lager

Försäljning

Betalningar

Kundförfrågningar

Klagomål

Utbildningar

Marknadsföringsaktiviteter

Prestationsindikatorer

Ett återförsäljarsystem kan vara mer flexibelt. Men flexibilitet får inte betyda att verksamheten inte mäts.

Instrumentpanelens viktigaste delar

En operativ instrumentpanel för återförsäljare behöver inte vara komplicerad från början. I första fasen räcker det med enkla men korrekt valda delar.

En grundläggande operativ instrumentpanel kan innehålla:

Register över återförsäljare

Beställningsuppföljning

Lageruppföljning

Försäljningsprestationer

Betalningar och utestående fordringar

Kunder och förfrågningar

Klagomål och stöd

Utbildning och dokumentation

Marknadsföring och kampanjer

Prestationsbedömning

Varje del besvarar en annan ledningsfråga.

Registret över återförsäljare besvarar frågan om vem återförsäljaren är.

Beställningsdelen visar vad återförsäljaren har beställt.

Lagerdelen visar hur mycket lager återförsäljaren har.

Försäljningsdelen visar hur mycket återförsäljaren säljer.

Betalningsdelen visar om återförsäljaren uppfyller sina ekonomiska skyldigheter.

Klagomålsdelen visar hur kundupplevelsen utvecklas.

Prestationsdelen besvarar frågan om återförsäljarsystemet fungerar på ett sunt sätt.

Register över återförsäljare

Den första delen i den operativa instrumentpanelen är registret över återförsäljare.

Grundläggande information om varje återförsäljare bör lagras systematiskt. När nätverket växer kan huvudkontoret inte längre hålla all information i minnet.

I återförsäljarregistret kan följande uppgifter finnas:

Återförsäljarens namn

Kontaktperson

Telefonnummer

E-postadress

Adress

Stad

Land

Region

Startdatum som återförsäljare

Typ av återförsäljare

Avtalsstatus

Regionala rättigheter

Skatte- eller företagsregistreringsuppgifter

Webbplats

Konton i sociala medier

Aktivitetsstatus

Viktiga kommunikationsanteckningar

Dessa uppgifter kan verka enkla, men blir mycket värdefulla när återförsäljarnätverket växer.

Huvudkontoret måste snabbt kunna se var varje återförsäljare finns, vem som ska kontaktas, vilka återförsäljare som är aktiva och vilka avtal som gäller.

Om registret över återförsäljare är svagt börjar verksamheten vara oorganiserad redan från början.

Beställningsuppföljning

Beställningsuppföljning är mycket viktig i ett återförsäljarsystem. Beställningen är den mest grundläggande kommersiella relationen mellan återförsäljaren och huvudkontoret.

I beställningsdelen kan följande uppgifter finnas:

Beställningsdatum

Återförsäljarens namn

Beställningsnummer

Produktnamn

Produktkod

Antal

Enhetspris

Totalt belopp

Beställningsstatus

Förberedelsestatus

Leveransdatum

Leveransstatus

Eventuella saknade produkter

Retur- eller annulleringsstatus

Anteckningar

Utan beställningsuppföljning kan följande problem uppstå:

Man glömmer vilken återförsäljare som har beställt vad.

Förberedelseprocessen blir oorganiserad.

Leveransförseningar kan inte följas.

Saknade produkter upptäcks inte.

Återförsäljare måste ständigt kontakta huvudkontoret för information.

Förseningar påverkar till slut kunden.

En beställningsinstrumentpanel skapar förtroende för både huvudkontoret och återförsäljaren. Alla vet i vilken fas beställningen befinner sig.

Lageruppföljning

Lagerhantering är en kritisk fråga i ett återförsäljarsystem.

Om återförsäljaren har för lite lager förlorar den försäljning. Om den har för mycket lager blir likviditeten pressad. Om fel produkter finns i lager kan återförsäljaren inte möta kundernas efterfrågan. Om huvudkontoret inte ser återförsäljarnas lager kan det inte planera produktion och inköp korrekt.

I lagerdelen kan följande uppgifter finnas:

Återförsäljarens namn

Produktnamn

Produktkod

Aktuellt lagersaldo

Minsta lagernivå

Datum för senaste beställning

Bästsäljande produkter

Långsamt säljande produkter

Produkter som saknas i lager

Lageromsättningshastighet

Rekommendation för lagerpåfyllning

Lageranteckningar

Återförsäljarens lager är inte bara återförsäljarens problem. Det är också strategisk information för huvudkontoret.

Vilka produkter säljer i vilken region?

Vilka produkter rör sig långsamt hos vilken återförsäljare?

För vilka produkter behövs mer produktion eller inköp?

Vilka produkter måste fyllas på innan försäljning går förlorad?

För att besvara dessa frågor krävs lagerdata.

Försäljningsprestationer

Hälsan i ett återförsäljarsystem mäts bland annat genom försäljningsprestationerna. Men det räcker inte att bara titta på den totala försäljningen.

En återförsäljare kan ha hög försäljning men låg lönsamhet. En annan kan sälja mindre men vara stark inom rätt produktgrupp. En ny återförsäljare kan tillfälligt ha låg försäljning. En annan kan prestera långt under potentialen i sin region.

I delen för försäljningsprestationer kan följande data följas:

Månadsförsäljning

Veckoförsäljning

Försäljning per produkt

Försäljning per kategori

Genomsnittligt ordervärde

Andel återkommande beställningar

Bästsäljande produkter

Produkter med lägst försäljning

Försäljningsmål

Andel uppnått mål

Jämförelse med föregående period

Rangordning av återförsäljare

Regionala prestationer

Med hjälp av dessa data kan huvudkontoret inte bara se vem som säljer mest, utan också börja förstå varför vissa återförsäljare säljer bättre.

En instrumentpanel för försäljningsprestationer förbättrar kvaliteten på besluten i återförsäljarledningen.

Betalningar och utestående fordringar

I ett återförsäljarsystem är betalningsdisciplin lika viktig som försäljning.

En återförsäljare kan lägga stora beställningar, men blir en risk om betalningarna ständigt är sena. En annan återförsäljare kan beställa mindre men vara en tryggare affärspartner eftersom den betalar regelbundet.

I delen för betalningar och utestående fordringar kan följande uppgifter finnas:

Återförsäljarens namn

Total utestående skuld

Förfallen betalning

Försenad betalning

Datum för senaste betalning

Betalningsmetod

Kreditgräns

Antal öppna fakturor

Inkassostatus

Risknivå

Finansiella anteckningar

Ett återförsäljarsystem med svag betalningsuppföljning får problem med kassaflödet. Huvudkontoret skickar produkter men får inte betalt i tid. Det ser ut som om företaget växer, men det finns inte tillräckligt med pengar i kassan.

Därför måste uppföljning av utestående fordringar vara en del av den operativa instrumentpanelen.

Stark försäljning får verkligt värde först när den kombineras med stark betalningsdisciplin.

Kundförfrågningar

I vissa återförsäljarsystem kommer kundförfrågningar direkt till huvudkontoret. Huvudkontoret vidarebefordrar sedan dessa till rätt återförsäljare. I andra system kommer kundförfrågningar direkt till återförsäljaren. I båda fallen är uppföljning viktig.

I delen för kundförfrågningar kan följande uppgifter finnas:

Datum för förfrågan

Kundens namn

Stad eller region

Tilldelad återförsäljare

Ämne för förfrågan

Behövd produkt eller tjänst

Status för förfrågan

Återförsäljarens svarstid

Har offert lämnats?

Har förfrågan omvandlats till försäljning?

Kundanteckningar

Datum för uppföljning

Denna del är särskilt viktig när huvudkontoret skickar kundmöjligheter till återförsäljarna.

Om huvudkontoret förser återförsäljarna med kunder måste det veta vad som händer med dessa möjligheter. Kontaktade återförsäljaren kunden? Lämnades en offert? Blev det en försäljning? Var kunden nöjd?

Utan denna uppföljning kan huvudkontoret inte bedöma resultatet av de kundmöjligheter som fördelats till återförsäljarna.

Klagomål och stöd

Kundklagomål fungerar som ett tidigt varningssystem för varumärket i ett återförsäljarsystem.

Om samma återförsäljare ständigt får klagomål kan problemet bli större än den enskilda återförsäljaren. Det kan skada varumärkets anseende och påverka förtroendet för andra återförsäljare.

I delen för klagomål och stöd kan följande uppgifter lagras:

Datum för klagomålet

Återförsäljarens namn

Kundens namn

Ämne för klagomålet

Produkt eller tjänst

Problemets allvarlighetsgrad

Ansvarig för lösningen

Datum för lösning

Kundnöjdhet

Är problemet återkommande?

Anteckning från huvudkontoret

Korrigerande åtgärd

Klagomål bör inte bara ses som problem. De visar också var systemet är svagt.

Om samma produkt ständigt orsakar problem kan produktinformationen, kvaliteten eller utbildningen vara otillräcklig.

Om samma återförsäljare ständigt får klagomål bör utbildning, kontroll eller återförsäljaravtal ses över.

Klagomålsinstrumentpanelen fungerar som återförsäljarsystemets kvalitetssäkring.

Utbildning och dokumentation

När ett återförsäljarsystem växer måste utbildningen standardiseras.

Återförsäljare måste förstå produkterna, prislogiken, varumärkesspråket, försäljningsmetoden, kundkommunikationen, beställningsprocessen, leveransvillkoren och kampanjreglerna korrekt.

I delen för utbildning och dokumentation kan följande uppgifter finnas:

Återförsäljarens namn

Genomförda utbildningar

Utbildningsdatum

Utbildningsämne

Deltagande personer

Saknade utbildningar

Produktdokumentation

Försäljningsdokumentation

Prislistor

Processmanualer

Kampanjinstruktioner

Certifierings- eller godkännandestatus

Om återförsäljarna inte utbildas kommer varje återförsäljare att arbeta på sitt eget sätt. Det skadar varumärkets standard.

Med hjälp av den operativa instrumentpanelen kan huvudkontoret se vilken återförsäljare som har genomgått vilken utbildning, var det finns kunskapsluckor och vilka dokument som behöver uppdateras.

Marknadsföring och kampanjer

Marknadsföring i ett återförsäljarsystem är inte bara huvudkontorets ansvar. Återförsäljarna måste också vara aktiva på sin lokala marknad.

Men om återförsäljarnas marknadsföring sker utan kontroll kan varumärkesspråket skadas. Felaktiga priser, felaktiga bilder, dåliga kampanjer eller marknadsföring av låg kvalitet kan försvaga varumärkets image.

I delen för marknadsföring och kampanjer kan följande uppgifter följas:

Aktiva kampanjer

Kampanjens start- och slutdatum

Deltagande återförsäljare

Bilder som ska användas

Texter som ska användas

Lokal annonsbudget

Status för publicering i sociala medier

Antal inkommande kundförfrågningar

Kampanjens försäljningsresultat

Kampanjanteckningar

Med denna del kan huvudkontoret se vilken kampanj som fungerar i vilken region.

En kampanj är inte bara ett meddelande, utan en kommersiell aktivitet som måste mätas.

Återförsäljarens prestationspoäng

I den operativa instrumentpanelen kan en prestationspoäng skapas för varje återförsäljare.

Poängen bör inte bara baseras på försäljningssiffror, utan på en kombination av flera kriterier.

En prestationspoäng kan bestå av:

Försäljningsvolym

Försäljningstillväxt

Betalningsdisciplin

Lagerhantering

Kundnöjdhet

Klagomålsnivå

Deltagande i utbildningar

Deltagande i kampanjer

Efterlevnad av varumärkesregler

Svarshastighet

Med hjälp av dessa kriterier kan återförsäljare bedömas mer rättvist.

Den återförsäljare som säljer mest är inte automatiskt den bästa. En återförsäljare som säljer mycket men betalar sent, får många klagomål eller bryter mot varumärkesreglerna kan vara riskfylld på lång sikt.

En prestationspoäng gör återförsäljarledningen mer balanserad.

Daglig, veckovis och månatlig uppföljning

En operativ instrumentpanel för återförsäljare bör användas enligt olika tidsrytmer.

Daglig uppföljning är avsedd för frågor som kräver snabba åtgärder.

Dagligen kan följande följas:

Nya beställningar

Akuta lagerproblem

Försenade leveranser

Kundklagomål

Betalningspåminnelser

Öppna förfrågningar

Veckovis uppföljning är avsedd för prestationer och operativ ordning.

Veckovis kan följande följas:

Återförsäljarnas försäljning

Öppna offerter

Behov av lagerpåfyllning

Kampanjresultat

Supportförfrågningar

Utbildningsbehov

Månatlig uppföljning är avsedd för strategiska beslut.

Månadsvis kan följande utvärderas:

Rangordning av återförsäljare

Regionala prestationer

Produktprestationer

Betalningsstatus

Tillväxtmöjligheter

Svagt presterande återförsäljare

Behov av nya återförsäljare

Utan denna rytm blir den operativa instrumentpanelen bara en datalagringsplats. Med regelbunden uppföljning blir den ett ledningsverktyg.

Operativ instrumentpanel för huvudkontoret

För huvudkontoret visar den operativa instrumentpanelen återförsäljarnätverkets övergripande hälsa.

Huvudkontoret bör med en blick kunna se:

Totalt antal återförsäljare

Antal aktiva återförsäljare

Antal inaktiva återförsäljare

Total månadsförsäljning

Genomsnittlig försäljning per återförsäljare

Starkast presterande återförsäljare

Svagast presterande återförsäljare

Försenade betalningar

Öppna beställningar

Lagerrisker

Antal klagomål

Utbildningsstatus

Kampanjprestationer

Denna instrumentpanel ökar ledningens beslutshastighet.

Huvudkontoret kan tydligare se vilken återförsäljare som behöver stöd, vilken som bör varnas, vilken produkt som bör prioriteras och i vilken region det finns tillväxtmöjligheter.

Operativ instrumentpanel för återförsäljaren

Den operativa instrumentpanelen bör inte bara utvecklas för huvudkontoret. Återförsäljaren bör också kunna se sin egen prestation.

Återförsäljaren kan i sin egen översikt se:

Egna beställningar

Beställningsstatus

Aktuella prislistor

Lagerrekommendationer

Försäljningsmål

Kampanjer

Utbildningsdokument

Utestående betalningar

Kundförfrågningar

Supportförfrågningar

Prestationsöversikt

Denna struktur minskar behovet av att återförsäljaren ständigt frågar huvudkontoret om samma saker. Återförsäljaren kan hantera sin egen verksamhet mer professionellt.

Relationen mellan huvudkontoret och återförsäljaren blir också mer transparent.

Börja med en enkel tabell

Det behövs inte dyr programvara i början för att bygga en operativ instrumentpanel för ett återförsäljarsystem.

En väl utformad tabell kan vara tillräcklig i första fasen. Grundstrukturen kan byggas i Google Sheets, Excel eller ett liknande system.

Det viktiga är att tabellen uppdateras regelbundet.

En enkel operativ återförsäljartabell kan innehålla följande flikar:

Återförsäljare

Beställningar

Lager

Försäljning

Betalningar

Kundförfrågningar

Klagomål

Utbildningar

Kampanjer

Prestationer

När systemet fungerar i praktiken kan företaget senare gå över till mer avancerad programvara.

Programvara skapar inte systemet. Först måste arbetsflödet byggas. Därefter kan programvaran förstärka detta arbetsflöde.

Vilka uppgifter bör vara obligatoriska?

Den operativa instrumentpanelen bör inte överbelastas med för mycket data. I början bör de viktigaste uppgifterna väljas.

Obligatoriska uppgifter kan vara:

Återförsäljarens namn

Region

Kontaktperson

Beställningsdatum

Beställningsbelopp

Beställningsstatus

Försäljningsbelopp

Betalningsstatus

Lagerstatus

Kundförfrågan

Klagomålsstatus

Datum för senaste uppföljning

Nästa åtgärd

Om dessa uppgifter hålls uppdaterade får huvudkontoret kontroll över återförsäljarnätverket.

Att kräva för mycket data belastar återförsäljarna. Att samla in för lite data gör huvudkontoret blint.

Rätt balans måste hittas.

Färg- och varningssystem i instrumentpanelen

En operativ instrumentpanel bör vara mer än bara en tabell. Den bör också innehålla ett varningssystem.

Olika situationer kan till exempel visas med färger:

Grönt: normalt läge

Gult: uppföljning krävs

Rött: akut problem

Detta system kan användas för:

Försenade betalningar

Minskande försäljning

Kritiskt lager

Obesvarade kundförfrågningar

Olösta klagomål

Försenade leveranser

Saknade utbildningar

Med ett varningssystem ser huvudkontoret problemen snabbare.

En bra operativ instrumentpanel visar inte bara information, utan riktar också uppmärksamheten mot det som är viktigt.

Samla in data från återförsäljare

För den operativa instrumentpanelen måste data samlas in regelbundet från återförsäljarna. Processen bör dock inte göras onödigt svår.

Om återförsäljarna måste fylla i mycket långa formulär sjunker datakvaliteten. De fyller inte i dem, fyller i dem ofullständigt eller för sent.

Därför bör datainsamlingen vara enkel.

Återförsäljaren kan till exempel varje vecka rapportera:

Veckoförsäljning

Produkter vars lager minskar

Kundförfrågningar

Problem

Kampanjresultat

Nya behov

Huvudkontoret kan lägga in dessa uppgifter i instrumentpanelen, eller återförsäljaren kan registrera dem direkt i systemet.

Syftet med datainsamlingen måste vara tydligt. Återförsäljaren bör se att uppgifterna också skapar nytta för den egna verksamheten.

Återförsäljarkontroll och operativ instrumentpanel

Den operativa instrumentpanelen är ett viktigt verktyg för kontroll av återförsäljare.

Kontroll sker inte bara genom fysiska besök. Den kan också genomföras med hjälp av data.

Till exempel:

Om en återförsäljares försäljning minskar undersöks orsaken.

Om betalningar försenas bedöms risknivån.

Om klagomålen ökar genomförs en kvalitetskontroll.

Om en återförsäljare inte deltar i kampanjer undersöks motivationen eller utbildningsbehovet.

Om en återförsäljare håller för lite lager blir risken för förlorad försäljning synlig.

På detta sätt blir kontrollen inte bara reaktiv, utan proaktiv.

Systemet ger signaler innan problemen blir stora.

Instrumentpanelen vid tillväxt av återförsäljarnätverket

Innan nya återförsäljare tillsätts måste det befintliga återförsäljarsystemet vara kontrollerbart.

Om de befintliga återförsäljarna inte kan följas korrekt skapar varje ny återförsäljare bara mer oordning.

Den operativa instrumentpanelen stödjer tillväxtbeslut som:

I vilken region bör en ny återförsäljare etableras?

Vilken produktgrupp är stark i vilken region?

Vilka återförsäljare kan fungera som förebilder?

Vilka återförsäljare innebär en risk?

I vilken region ökar kundernas efterfrågan?

I vilken region bör mer investeras i marknadsföring?

Vilket stöd behöver en ny återförsäljare?

När tillväxten baseras på data blir den säkrare.

Annars bygger tillväxten enbart på förhoppningar.

Vanliga misstag

Vid uppbyggnaden av en operativ instrumentpanel för återförsäljare görs ofta samma misstag.

Det första misstaget är att hantera återförsäljarna enbart genom telefonsamtal och meddelanden utan någon instrumentpanel.

Det andra misstaget är att endast titta på försäljningssiffror.

Det tredje misstaget är att inte följa betalningsrisker och utestående fordringar.

Det fjärde misstaget är att försumma lagerinformationen.

Det femte misstaget är att inte samla kundklagomål centralt.

Det sjätte misstaget är att kräva för mycket och onödig information från återförsäljarna.

Det sjunde misstaget är att bygga instrumentpanelen men inte uppdatera den regelbundet.

Det åttonde misstaget är att inte basera prestationspoängen på rättvisa kriterier.

Det nionde misstaget är att inte göra systemet enkelt att använda för återförsäljarna.

Det tionde misstaget är att samla data utan att använda den för beslut.

En operativ instrumentpanel skapar endast värde när den används regelbundet.

Hur bygger man en enkel operativ instrumentpanel för återförsäljare?

För ett litet eller medelstort företag räcker en enkel operativ instrumentpanel i början.

Först skapas en lista över alla återförsäljare.

Grundläggande information registreras för varje återförsäljare.

En sida för beställningsuppföljning skapas.

En sida för betalningsuppföljning skapas.

En sida för lageruppföljning byggs.

En sida för kundförfrågningar och klagomål läggs till.

En sida för utbildning och dokument skapas.

Ett område för kampanjuppföljning läggs till.

Kriterier för återförsäljarnas prestationer fastställs.

Den dagliga, veckovisa och månatliga uppföljningsrytmen dokumenteras.

Det bestäms vem som ska registrera vilka uppgifter.

Det klargörs vem som ska läsa vilka rapporter.

Strukturen kan vara enkel i början. Det viktigaste är kontinuitet.

En enkel instrumentpanel som används regelbundet är mer värdefull än komplicerad programvara som ingen använder.

Slutsats

Ett återförsäljarsystem kan växa när relationen mellan huvudkontoret och återförsäljarna hanteras korrekt. Men när antalet återförsäljare ökar räcker det inte att styra enbart genom kommunikation. Verksamheten måste bli synlig, mätbar och uppföljningsbar.

En operativ instrumentpanel för ett återförsäljarsystem är det grundläggande verktyget för att skapa denna synlighet.

Instrumentpanelen gör det möjligt att följa information om återförsäljare, beställningar, lager, försäljning, betalningar, kundförfrågningar, klagomål, utbildningar, kampanjer och prestationer i ett enda system.

Ett återförsäljarsystem utan operativ instrumentpanel styrs ofta genom personligt minne, telefonsamtal och utspridda meddelanden. Denna struktur är inte säker för tillväxt.

Ett återförsäljarsystem med en operativ instrumentpanel blir mer kontrollerbart, transparent, mätbart och utvecklingsbart.

Den verkliga styrkan i ett återförsäljarsystem ligger inte bara i att hitta nya återförsäljare. Den verkliga styrkan ligger i att hantera, stödja, mäta och utveckla de befintliga återförsäljarna på rätt sätt.

Om ett återförsäljarnätverk ska byggas bör den operativa instrumentpanelen byggas först.

Kontrollfrågor för läsaren

Kan ni se alla era återförsäljare i en enda översikt?

Följer ni regelbundet hur mycket varje återförsäljare beställer?

Mäter ni försäljningsprestationerna per återförsäljare?

Kan ni se återförsäljarnas betalningsstatus och utestående fordringar i en enda översikt?

Vet ni vilka återförsäljare som har lagerproblem med vilka produkter?

Följer ni vilka kundförfrågningar som skickas till vilka återförsäljare?

Samlar ni kundklagomål centralt och per återförsäljare?

Kontrollerar ni återförsäljarnas utbildnings- och dokumentationsstatus?

Mäter ni kampanjresultaten per återförsäljare?

Fattar ni beslut om nya återförsäljare baserat på data?

Om dessa frågor inte kan besvaras tydligt är återförsäljarsystemet ännu inte helt under operativ kontroll. Det första steget bör då vara att bygga en enkel men regelbundet uppdaterad operativ instrumentpanel.